Fellow Blog | 意思決定の遅延改善
2024-10-07 By Rebecca Davis
By Ian Spence, SAFe Fellow, Scagilize, Original Post
Ian Spenceは、リーンポートフォリオ管理（LPM）に関して他者を支援する豊富な経験を持つSAFeフェローです。彼の考え、経験、研究を共有できることを嬉しく思います。洞察に富んだCHAOSレポートに基づき、彼はSAFeポートフォリオにおける成果に対する迅速な意思決定のポジティブな影響を共有しています。効率的な意思決定の遅延を示す組織は、成功率が大幅に高く、これは方法論の選択を超えたアジリティと迅速な反応の深い影響を証明しています。Ianは優れた思考者であり、複雑なものをシンプルにするのが得意です。彼からのこのシェアをお楽しみいただければ幸いです！
— Rebecca Davis and the Framework Team
リーンポートフォリオ管理（LPM）には、見落とされがちな二つの側面がありますが、これは大規模なアジャイル導入の成功にとって重要な鍵となります。効果的なアジャイルとLPMの実装には、高いレベルの分散型意思決定が必要で、権限を持ったチームがコスト効率の良い収益性の高いソリューションに向けて反復して取り組むことが求められます。LPMチームが手を引き、チームが自分たちの障害に自分たちで対処できると期待されるのです。お金を渡し、正しい方向を示し、あとは邪魔をしないでおけばいいというわけです。
しかし、LPMにはLPMチームからの頻繁な実践的な関与が必要な特に重要な二つの側面があります。一つは、意思決定の遅延を改善するためのサポートの必要性です。もう一つは、次月のブログで詳しく見ていく「焦点」と「ダークワーク」の排除です。
よい意思決定の遅延の重要性
迅速な意思決定の影響は、リーダーシップの立場にいる人々によって過小評価されがちです。この点に関して多くの研究が行われており、特にスタンディッシュグループは、アメリカでCHAOSレポートを発表しています。この組織は、何十年にもわたり数十万のプロジェクトを調査してきました。私が見た最新の結果（悲しいことに、これが最後の結果のようですが）は、2021年に発表され、さまざまな規模やアプローチの50,000件の最近の試みに基づいています【1】。私は長年、彼らのレポートを用いて、特に大規模なプロジェクトにおいてアジャイルがウォーターフォールとどのように比較されるかを示してきました【2】。しかし、彼らが最近発見したのは、人々が成功するか失敗するかの最大の要因は、選択した方法ではなく、意思決定の遅延であるということです。以下の表は、2020年のCHAOSデータベースにおけるプロジェクトの解決状況を、1) 良い意思決定の遅延と悪い意思決定の遅延、2) アジャイルとウォーターフォール手法に分けて示しています。
注：成功とは「期限内、予算内、かつ満足のいく結果」を指し、挑戦的とは「遅延、予算超過、または満足のいかない結果」を指します。また、失敗とは「キャンセルされた」または「結果が使用されなかった」ことを指します。私たちのスピードへの欲求と実験的なアプローチは、意思決定の方法や進捗の報告の仕方について、異なる考え方を求めています。
では、意思決定の遅延とは何でしょうか？
簡単に言うと、意思決定の遅延とは、意思決定を行い、行動に移すまでの時間を指します。これは、決定を待つために費やす時間だけでなく、決定がなされた後にそれに基づいて行動を起こすまでの時間も含まれます。
おそらく、あなたの組織内での悪い意思決定の遅延の例を考えられることでしょう。意思決定にかかる時間が長く、決定後の行動にかかる時間も長いケースです。私のお気に入りの例の一つは、すべてのサプライヤーに関わる変更について正式な変更管理委員会を持っている組織でした。私が関わった際、さまざまな投資サイズ（この場合は小さな改善と新しい取り組み）の意思決定に関するデータを求めました。その時（かなり前のことですが）、出てきた数字に私は驚きました。高額なアイデアの実行の決定には平均1か月、小さな改善の決定には3か月かかっていました。私は、グラフのラインが誤ってラベル付けされていると思うほどショックでした。しかし、いいえ、数字は正確でした。
さらに、重要な決定に基づいて行動するのにも長いリードタイムが伴っていたため、結局、4か月未満で決定が行われたり行動に移されたりすることはありませんでした。これは良い意思決定の遅延ではありません。では、意思決定の遅延は組織全体のパフォーマンスにどのような影響を与えるのでしょうか？上の表には、良い意思決定の遅延を持つ組織の成功率が示されています：意思決定の遅延が時間や日単位で測定される組織です。
ご覧の通り、良い意思決定の遅延があれば、75％の成功率とわずか4％の失敗率を期待できます。これは、フレームワークX、Y、またはZを使用しているかどうか、または使用している方法に関係なくです。迅速に意思決定を行い、行動に移すことができることが大きな違いをもたらします。それに対して、意思決定の遅延が数週間や数ヶ月にわたる組織の結果はどうでしょうか。そこでは、成功率は21％、失敗率は43％です。明らかに、私たちは良い意思決定の遅延を持つ必要があります。
なぜこれが重要なのか、私たちがすでにアジャイルである場合は？
CHAOSレポートでは、アジャイル手法とウォーターフォール手法のプロジェクト成功率の比較も提供されており、アジャイルアプローチがウォーターフォールアプローチを明らかに上回っていることが示されています（上記の表の右側を参照）。
この二つの事柄は無関係ではありません。スクラムとScrum@Scale®の共同創設者であり、決定遅延の概念を私に紹介してくれたJeff Sutherland博士は、2020 CHAOSレポートの著者であるJim Johnsonとの出会いについての話をよくします。Johnsonは「Jeff、アジャイルがウォーターフォールに勝つ理由がやっとわかったよ。それは意思決定の速さだ」と言ったようなことを言いました。
しかし、なぜアジャイルの取り組みの成功率は、良好な意思決定遅延を持つ取り組みほど高くないのでしょうか。私の経験では、これはアジャイルチームの意思決定遅延が親組織の意思決定遅延、特に彼らの作業を委託しているポートフォリオの意思決定遅延によって大きく制約されているからです。これらの組織ができるだけチームに権限を委譲しているとしても、チームが自分たちだけで対処できない問題に対しては迅速な対応が必要であることを忘れています。
最終的に、問題は解決され、新しい機器の購入資金を確保するための決定が下されましたが、士気、技術的負債、全体的な進捗に対する影響は深刻でした。これは壊滅的な失敗ではありませんが、多くのアジャイルチームが直面している状況を示しており、判断遅延がもたらす結果を示しています。決定を下すまでの時間が長く、さらに調達プロセスを経る必要があったため、決定が下された後に行動する能力がさらに遅れました。すべての遅延に加え、必要なラップトップのコストは、関与している開発者の平均的な日々のコストよりも少なかったことを無視しています。
たとえば、私はある組織でコンサルティングを行っていた際、全組織で第二位の優先度とされた取り組みに取り組むために、大規模なチームを編成することになりました。そのチームは素晴らしく、自分たちの好みの方法で作業を進めるための権限が与えられており、テスト駆動開発や継続的インテグレーションを取り入れていました—これは彼らの「完了の定義」にも反映されていました。しかし、残念なことに、彼らはテストを完了させるために必要なラップトップを持っていなかったため、「実際に」作業を進めることができませんでした。リクエストは何度もエスカレーションされましたが、何の行動も取られませんでした。その状況は悪化し、チームは作業をやめて帰ることを勧めるほどでした。
LPMチームが意思決定の遅延を改善するために何をすべきか？
つまり、LPMがポートフォリオ内のすべての人や事柄に対する意思決定の遅延を改善する能力は、その隠れた利点の一つです。
これは、組織がプロジェクトのポートフォリオからバリューストリームやソリューションのポートフォリオに移行する際に、さらに重要になります（これはLPMの採用における主要な目標の一つです。Leanと従来のポートフォリオ管理アプローチの比較を、専門用語を使わずに説明した前の2つのブログを参照してください）。
このような迅速なLPMチームの必要性があるため、私はLPMトレーニング資料で月次のポートフォリオ同期を推奨しているのを見ると不安になります。私の経験では、ポートフォリオチームは少なくとも1回のイテレーション／スプリントごとに同期する必要があり、場合によってはさらに頻繁に行うべきです。チームとポートフォリオの間で日次の同期が行われれば、決定を下し、それに基づいて行動するまでの時間は1日以内に短縮できます。もしこれを2週間ごとに行った場合、実際には約2週間かかることになります。
これは、LPMチームが自身をアジャイルチームとして運営することを常に推奨する理由でもあります。Scrum@Scaleでは「エグゼクティブアクションチーム」と呼ばれ、SAFeでは「アジャイルエグゼクティブチーム」として知られています。このチームは、日次のスクラムや同期を行い、ポートフォリオ内のいかなるチームから生じる問題について聞き取り、それに基づいて行動する決定を下すことができます。
アジャイル環境においては、ポートフォリオのために決定が下されれば、ポートフォリオ内のどこかで行動が始まるのは2週間以内、場合によってはさらに早くなることがあります。しかし、チームがその決定に対して迅速に対応できるとしても、依存している決定がアジャイルな方法で迅速に下されなければ、それは意味がありません。
表記：Scrum@ScaleはScrum Inc.の登録商標です。SAFeおよびScaled Agile FrameworkはScaled Agile, Inc.の登録商標です。